日本ではとても名刺を大切に扱います。仕事をする上では、初対面の人への挨拶時には欠かせない儀式と捉えると良いと思います。名刺とは自分の分身と考えよと教わる事があります。ですから、相手から受け取る名刺もそのように考え、汚したり、曲げたりしないように大切に扱う必要があります。名刺入れは長く使うものですので、できれば良いものを買うようにしましょう。
私は、前職の時の仲間が退職の際の送別の品でLOEWEの名刺入れをプレゼントしてくれたので、こちらを大切に使っています。自分で買うよりも、大切にしようと思ってしまいます。メッセージまで入っていて、本当にありがたい、力が宿ってる名刺入れです。とてもしっかりしていて、お洒落で、自慢の名刺入れです。
さて、話を戻しまして、名刺交換ですが、順番があります。新社会人の人は、おそらくビジネスマナー研修等で習うと思いますが、この名刺交換の順番はまずは目下の人から先に差し出すのがマナーです。ですから、新社会人の方は基本自分から先に差し出すように心がけてください。※相手に先に出されてしまった場合は「申し遅れましたが、」と一言添えることができると、マナーを弁えている新人さんだな〜と思われます。
上司と同行している場合は、上司を立てて先に相手側と名刺交換をしてもらいます。また、相手側が複数いる時には、役職の高い人から順に渡します。でも、どうやって相手側の役職の高い人を初対面で見極めれば良いのか？と疑問を抱く人もいるかも知れません。安心してください。基本的には相手側もこのマナーを弁えているので、役職の高い人から名刺交換をしようと動きます。
名刺を差し出す時の手順は下記です。
１．上着のポケットから名刺入れを取り出して、手元に準備。※この時、テーブルを挟んで立っている場合は、テーブルの脇に回り込んで相手の正面に立つのが原則です。
２．名刺は胸の高さに両手で持って会釈をしながら差し出します。※この時、相手が差し出してくる名刺よりも若干低く出す事も、できる新社会人のマナーです。たまに相手もそれより低く出してくる場合もありますので、その当たりは臨機応変に！
３．「株式会社〇〇の〇〇です」と名乗り自分の名刺を相手に読めるようにして差し出します。※この時、自分の名前は苗字だけで構いません。ゆっくり丁寧に伝えるように心がけてください。
４．会釈をしながら、今度は相手の差し出した名刺を受け取る。※この時、「頂戴します」と添えつつ必ず両手で受け取ります。そして、「〇〇さまですね」と相手の名前を復唱できると記憶にも残りやすくなります。
名刺交換が終えてからも、まだ名刺交換の儀式は終わりません。
名刺交換の儀式は、正しい順番で手元に置いて完了です。
着席したら、受け取った名刺を自分の手元に起きます。複数いる場合は、座っている相手の位置に合わせて名刺も順番に置くと、会話の間に名前を忘れてしまっても確認ができて便利です。また、複数いる場合は、役職が一番上の方の名刺は自分の名刺入れの上に置くようにしましょう。冒頭申し上げたように名刺は分身と考え、大切に扱う事が求められます。
注意事項が２点
１．いただいた名刺にその場でメモを書いてはいけません。たまにベテランの方でも目にする事がありますが、これは大変失礼な事です。
２．いただいた名刺を忘れて帰るなんて事がないように気をつけましょう。それと帰り際のエレベーターで落とすことのないように気をつけましょう。
なお、相手の名前が聞き取れなかったり、読めなかったりする場合は「失礼ですが、もう一度伺ってもよろしいでしょうか」とか失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」と確認することは失礼に当たりませんので、しっかりと聞くようにしましょう。
細かいと思われるかも知れませんし、今の時代に古臭いと感じる方もいるかも知れません。ただ、できるビジネスマンほど、基本的な事ができています。何事においても、基本ができている人は、美しい。
それでは、今日も笑顔で！お仕事も楽しんじゃいましょう！
